项目成本管理系统：企业项目成本监督与考核的依据

编辑：青岛软件开发公司 发布于：2019-09-19 23:10:31

项目成本管理系统背景

项目成本管理系统的实施主要是为了实现可见、可控、可调、可追踪四个目标，从而降低项目风险，控制项目风险，提高管理效率。进一步实现项目管理的科学化和信息化，全面提升项目管理水平，同时加强项目成本管理，充分利用项目成本管理系统的功能，规范成本管理行为。加强过程管控，保证各种消耗控制在计划指标范围内，从项目过程管控标准化、程序化、精细化出发，达到项目管理目标。

作为项目管理软件的一个分支，很多企业都开始推行应用综合项目成本管理系统，通过对项目进行了考评，项目成本管理系统数据的积累、总结，并对进度、成本、质量、安全、财务资金状况等指标分析，发现项目成本管理系统录入的及时性和准确性直接影响到项目月结成本及阶段性成本数据。
 

项目成本管理系统调查情况及原因分析

在项目成本管理的调查中，抽取10个在建工程作调查，10个在建项目综合项目成本管理系统中完成产值、成本预算、责任成本、实际成本数据录入有8个项目不匹配，造成节超率过大，不能真实反映项目月结成本情况。10个在建项目成本管理系统中完成产值、直接施工费用、间接费用、管理费用、税金、实际成本数据录入有4个项目不匹配，造成节超率过大，不能真实反映项目月结成本情况。

原因分析：通过对比10个在建项目综合项目成本管理系统与账务系统成本相关的数据分析，对下表中各项目部的总成本预算、阶段成本预算、实际月结成本等成本核算的数据，与项目的实际成本与预算成本，资源、费用实际耗用与预算耗用等进行对比。当月成本偏差率或累计成本偏差率大于成本降低率的60%时，项目成本偏差率虽未大于成本降低率的60%，但单项成本偏差出现异常的，必须检查成本管理效果，分析项目成本偏差原因，找出纠偏和降低成本的措施和途径。

通过分析，不难看出项目部在录入项目成本管理系统，还是向分公司财务科提供的各类月结方单、报表等数据均不同程度地存在着不及时、不准确的现象，不能如实地反映项目月结成本。

通过到项目部调查和对项目部相关数据录入人员进一步了解，发现实际情况如下：

(1）部分项目部管理人员机构配置不完整，或分工不明确，有的项目部只有预算人员和材料人员负责录入，造成相关数据录入严重滞后；

(2）部分项目部每月的方单、材料报表不能在规定时间内提供，造成成本不能当月如实反映；

(3）部分项目部每月材料消耗没有盘库存，以收代耗，造成成本不能当月如实反映；

(4）部分项目部的工长、质检员、安全员未及时的如实录入施工进度、质量、安全等现场管理情况；

(5）公司内部分专业骨干人才流失严重，项目部的预算人员、材料人员、工长、内业人员大部分由于是新招聘的，对公司的管理流程、制度要求不是很了解，专业水平不精，造成错录或漏录现象；

(6）各个项目因钢材、周转材料供应紧张，劳动力紧张，资金等原因工期拖延严重，导致资源过度占用，抢工导致资源过度投入，对成本影响巨大。通过测算，主体施工期间工期每拖延一个月，直接成本损失至少在0.5%以上。
 

项目成本管理系统流程规范

要解决以上问题，利用好项目成本管理系统来规范成本管理行为，从项目过程管控标准化、程序化、精细化出发，达到项目管理目标。应从以下几个方面入手解决。

表： 10个在建项目成本分析

明确项目成本管理的任务

首先开工前精心编制项目责任成本预算，按规定的程序确定项目责任成本控制目标，其次是项目部要及时准确地反映项目责任成本（费用）开支情况和报送施工产值，最后通过及时准确的录入项目成本管理系统，及时发现并反馈项目责任成本执行过程中的偏差，寻求纠正偏差的措施，保证项目管理目标的全面实现。
 

成本控制的措施及录入的要求

施工图预算和成本预算的录入及审核

项目部在工程开工前完成施工图预算和成本预算编制，项目商务经理（主办预算）将成本预算录入项目成本管理系统，公司成控科根据测算的成本预算审核后作为对项目成本的控制目标。
 

实际成本录入及审核

项目预算人员根据下期（月、季或阶段）的生产进度计划，将下期的成本控制目标录入到项目成本管理系统。

项目工长按合同内容根据本月实际完成量开具劳务结算单、材料计划、机械设备台班使用，分包实际完成工作量，材料人员根据实际采购数量和实际消耗数量，在当月30日内录入到项目成本管理系统。公司成控科审核审核集中招标材料类别、工作内容、结算单价与合同约定的是否相符，审核实际结算量与控制指标的差异；结算单价与合同管理软件中的约定的是否相符，审核实际耗用量与控制指标的差异。

项目的其他各类费用方面，发生时及时录入到项目成本管理系统，按规定流程审核完成后财务入账，完整反映项目成本。项目应严格控制非生产性费用的支出，对项目发生的非生产性费用，不论会计核算上如何处理，均应视为项目支出，纳入项目责任成本考核。
 

对项目部成本管理的监控与考核

(1）项目成本管理实行成本责任制，按照规定各司其职，各负其责。项目开工后1个月内，以成本预算为基础，项目部应在一周内将成本预算填报项目成本管理系统。未在规定时间填报成本预算，成本控制中心将限制结算、报销、支付审核。

(2）项目部成本负责人根据成本预算及目标成本预算情况对比成本开支，控制偏差。项目部应加强基础资料管理，及时办理项目签证并整理归档，为财务核算和办理竣工决算奠定基础。严格按照核准的工程项目成本预算控制成本费用支出。

(3）项目部成本费用支出必须严格审签程序后方可入账。成本员根据成本资料及时核算项目成本，在次月5日内编制月结成本表。核对项目成本管理系统和系统实际成本的差异，查明原因并及时报告。对比产值与成本预算的差异。公司及项目部审核月结成本的预算成本和实际成本情况，累计成本情况、毛利率实现情况。发现有差异及时查明原因，控制偏差扩大。

(4）公司应该严格监控材料实际消耗量，不能超过目标成本预算中的材料用量，更不能超过成本预算的控制标准。对易损材料、不能准确计量材料制定管理规定，控制损耗率、控制收料领料偏差。

(5）公司成本预算领导小组对重大、重点工程项目，每月开展一次项目成本大检查；对一般项目，每季度开展一次项目成本大检查，以促进项目部完成各项经济责任目标。

(6）项目部须按公司批准的成本预算和批准的预算额度作为项目开支的控制依据，项目部须从严掌控开支事项及额度。超过预算额度的开支，按规定和工程实际报成本预算调整资料到公司审批。项目部将成本预算数据和实际成本发生数据录入到项目成本管理系统，按规定流程审核完成后财务打印入账。未经审核完成的流程不能入账，公司要全面参照系统成本数据安排项目各项支付，对项目成本实施监督，发现成本超支和成本异常及时查找原因并进行纠正，非正常差异制定纠正措施并落实执行，非正常重大差异按公司相关管理办法处理并追究相关责任人。
 

加强项目成本、预算管理人员人才引进及专业业务能力培训

(1）根据公司发展的需要和工作岗位需要，同时也逐步增加对欠缺、稀有、优秀的有经验的专业技术和经济管理人员的录用，对具有中级以上职称的一级、二级建造师、会计师、造价师等招聘进公司。对外区工程项目，应在当地择优招聘成熟的技术管理人才，属地化管理。

(2）加强会计、造价、材料、施工、项目经理的业务培训、交流、学习公司管理制度，从而提高整体业务水平，提高工作效率。积极组织公司职工特别是青年职工参与公司及上级单位组织的各类培训及专业竞赛活动，对在竞赛活动中取得名次的职工按竞赛活动奖励标准给予奖励，对公司发展有激励作用和贡献的，可适当提高奖励标准。如果专业培训考试不及格者，不发当月绩效工资，将不再从事本岗位管理工作，对其进行转岗培训，如果培训后经考核还是能胜任新的本职工作的企业将与该员工解除劳动合同。

总之，企业以赢利为目的，工程项目是企业利润的中心。全员成本管理不要成为一句口号，月结成本要做实，必须利用好OA、项目成本管理系统，强化项目管理信息化，体现出大企业的技术含量。各项目部要安排各业务口重点落实项目成本管理系统的数据录入，确保成本数据的真实、准确和及时，同时公司组织专人对系统运用情况和成本数据进行监控、预警、考核，从而规范成本管理行为，提高项目赢利水平。